Teksten ìHvad er Open Spaceî er fra http://www.openspace.dk/, webside fra det Danske Open Space Institut. Mer information om metode og udbytte kan fÂs hos Gerard Muller, tel: 21269621.

Hvad er Open Space Technology?

Open Space Technology (ost) er en ny mdeform og arbejdsmetode, som bliver brugt over hele verden. Den er fuldstÊndig uden overfldig struktur og bliver brugt meget effektivt i grupper fra 10 til 1000 personer. OST benyttes blandt andet i USA og Europa til kritiske og komplekse emner der har med fremtiden at gre.

Open Space skaber et Âbent rum. En enkel, men meget stÊrk ramme, skaber vilkÂr for en dynamisk proces med diskussion og samarbejde. Hver eneste deltager bidrager med sin kompetence og kreativitet og har direkte indflydelse p det endelige resultat.

I OST gÊlder 4 principper:

De der end mÂtte deltage, er de rette personer
Hvad der end sker, er det eneste, der kunne vÊre sket
Det starter nÂr tiden er inde
NÂr det er slut er det slut

– en lov:

Hvis en deltager under forlbet kommer i en situation, hvor han/hun ikke lÊrer noget, skal deltageren bruge sine to fdder til at g til et mere produktivt sted.

Historie

Open Space Technology blev frste gang beskrevet af Harrinson Owen i 80íerne. I mellemtiden er flere tusinde facilitatorer verden over blevet uddannet i at bruge metoden.
I Danmark har Open Space vÊret kendt i et par Âr, men udbredelsen af metoden er for alvor accelereret i 2000.

Harrison Owen fik ideen til Open Space efter at have arrangeret endnu en konference, hvor deltagerne p trods af, at de var tilfredse, alligevel syntes, at det vigtigste havde vÊret kaffepauserne! Udenfor det officielle konferenceprogram fik deltagerne diskuteret de virkeligt vigtige emner og oftest med mest energi. S hvorfor ikke forsge at skabe en mdeform, hvor ÓkaffepauserneÓ havde en central plads?

Med OST blev denne idÈ perfektioneret i nogle f principper og en meget stÊrk struktur.

OST er en metode, som mobiliserer viden og erfaring hos deltager og dermed giver store grupper mulighed for at lse komplekse problemer p 1-3 dage.

Organisationers kompetence til at lse opgaver er kun delvist tilgÊngelig i topmanagement. Den egentlige kompetence er spredt ud i hele organisationen, og/eller hos flere organisationer/interessenter. Den tid der er til rÂdighed til at lse problemer og skabe accept bliver samtidigt mindre og mindre. Derfor er OST meget hurtigt blevet populÊr, som en metode til til lsning af komplekse problemer med mange involverede parter.

Filosofi

OST er en metode, der skaber udvikling i store grupper. Metoden giver gruppen mulighed for at organisere sig selv i en simpel og klar ramme, og giver alle deltagerne mulighed for aktivt at deltage i lsningen af komplekse problemer, hvor lsningen er ukendt.

OST bygger p¬ den grundholdning, at deltagerne i mdet vil bidrage effektivt og med energi i udarbejdelse af en lsning, hvis problemet er klart og vedkommende for dem, og der samtidig er en Âben plads til at organisere arbejdet selv i en enkel struktur. Alle deltagere har mulighed for at pÂvirke dagsorden og resultat. En mulighed og frihed som flges med deltagerens ansvar for resultatet.

Betingelser for Open Space

Der findes selvflgelig mange metoder til at arbejde effektivt i store grupper og det er vigtigt at vÊlge den rette. Open Space er langt den mest effektive, nÂr det drejer sig om:

• Et klart og kraftfuldt formuleret problem
• En kompleks problemstilling enten p indholdssiden eller fordi der er stor uenighed blandt de involverede om lsningen.
• Lsningen p problemet er ukendt
• De involverede i problemlsningen er meget forskellige
• Der er et stort tidspres og lsning af problemet kan ikke vente

Udbytte af Open Space

Der er tre niveauer i udbyttet af et Open Space

P indholdssiden bliver alle relevante emner og problemer taget op til diskussion og konklusion og eftersom grupperne tager emner op parallelt, kan et meget stort antal emner behandles p meget kort tid. Konklusionerne fra de enkelte mder rapporteres med det samme og offentliggres for mdedeltagerne og giver dermed mulighed for lbende at analysere og flge op p gruppediskussionerne.

Metoden giver en unik ramme, hvor deltagerne har alle muligheder for at mdes og danne nye netvÊrk.

Mdet er selvorganiserende og effekten af at arbejde succesfuldt p en usÊdvanlig fri mÂde giver en hj grad af ansvarsflelse blandt deltagerne. En flelse der ofte rÊkker langt ud over mdets varighed. Deltagerne har alle muligheder for at komme til orde og blive hrt og taget alvorligt. Denne gode erfaring giver ofte baggrund for at skabe en mere dynamisk og lÊrende organisation efter det egentlige Open Space.

Hvordan foregÂr det?

Den centrale problemstilling og invitation til Open Space laves i et forberedende mde. BÂde problemstilling og invitation formuleres p en mÂde, s de, der inviteres bliver inspirerede, provokerede og fokuserede pÂ, hvad der skal arbejdes med. Invitationen skal samtidig sende et klart signal om, at der ikke er tale om noget traditionelt mde.

Et eksempel fra nogle af de seneste Open Spaces i Danmark:

ìVi skal lukke virksomheden, hvordan klarer vi det bedst muligt?î,
ìHvor arbejde eksistere ikke om 3 Âr, hvad skaber vi i stedetî,
ìEr vores profession en udddende raceî,
ìVi vokser eksplosivt; hvordan hÂndterer vi vores egen udvikling, ideologi
og glÊde?î.

NÂr et Open Space starter placeres deltagerne i en stor cirkel uden borde.
VÊrten – oftest direktren eller bestyrelsesformanden holder en kort (5-10 minutter) Âbningstale, for 1) klart at udtrykke problemstillingen, 2) at alle deltagernes hjÊlp til lsningen er vigtig og 3) at der vil blive fuldt op p resultaterne fra Open Space.

Facilitatoren skaber fokus i gruppen, skaber det Âbne rum og forklarer remgangsmÂden/metoden. Deltagerne gÂr herefter i gang med at lave mdets dagsorden ved at tage netop det emne op som han/hun brÊnder allermest for og fler et personligt ansvar for. Det kan vÊre idÈer, problemer, lsninger, hÂb eller bekymringer, tekniske og praktiske problemer, eller hvad der end mÂtte vÊre vigtigt for lige prÊcis denne person.

NÂr dagsordenen p denne mÂde er fÊrdig, dvs. der er ikke flere i lokalet, som har emner de nsker taget op, gÂr deltagerne til dagsordenen for at skrive sig op til at deltage i de emner de selv finder mest interessante eller vigtigst.

NÂr Open Space er slut og alle de mindre mder har vÊret holdt sluttes mdet af – usÊdvanligt, men meget effektivt ved at referatet fra alle mder deles ud til deltagerne. Dette referat danner baggrund for senere beslutninger om handling.

Efter Open Space analyseres referatet og opflgende aktiviteter planlÊgges, hvis det da ikke allerede er sket under Open Space.

Holdes Open Space over en dag er referatet resultatet og handling kan planlÊgges ud fra dette. Holdes Open Space over to dag er der mulighed for at prioritere og udarbejde handlingsplaner, hvis Open Space holdes over 2,5 – 3 dage bliver der ogs tid til refleksion og finpudsning af planer eller at starte implementeringen.

Facilitatorens rolle

For at et Open Space kan blive en succes er det meget vigtigt med en uddannet facilitator. Facilitatoren sikre frst og fremmest at problemstillingen er egnet til et Open Space og at organisationen er klar til at flge op p de resultater som mdet giver. Facilitatoren er ogs vigtig i forbindelse med udarbejdelse af invitation og invitationslister.

NÂr Open Space afholdes er facilitatorens vigtigste opgave at holde rummet Âbent for den frie selvorganisering, men ellers vÊre s usynlig som mulig, s det bliver deltagernes mde og ikke ledelsens/facilitatoren.

Facilitatoren er sÂledes en ngleperson og vigtig i ethvert Open Space. Til gengÊld er Èn facilitator nok uanset gruppen strrelse.